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Cosa sono gli eventi: una tipologia

Congresso su Europa

Gli eventi sono strumenti di comunicazione rilevanti ai fini del sostegno dell'immagine istituzionale dell'ente, in quanto coinvolgono il contesto esterno attraverso la sollecitazione di gruppi di partecipanti variamente selezionati.
A seconda del pubblico che si intende coinvolgere, dei contenuti e delle finalità in termini di relazioni pubbliche, possono quindi essere individuate diverse tipologie di eventi.
Questi i più comuni e rilevanti : il congresso, la conferenza, la conferenza stampa , la tavola rotonda, il convegno, il simposio, il seminario , il press tour, il workshop, la convention.

Progettazione

L'organizzazione di un evento presuppone una adeguata attività di progettazione

Progettare un evento significa individuare, preventivamente, gli strumenti che ne consentano una corretta gestione.

Passaggi necessari per pianificare un evento

Per pianificare un evento sono essenziali alcuni passaggi:

1. preparare un piano d’azione e una tabella di marcia; serviranno a monitorare i progressi fatti e a modificare, se necessario, strategie e obiettivi;
   
2. assegnare i compiti ai collaboratori in base alle attitudini personali e chiarire mansioni e responsabilità di ciascuno;
   
3. preparare una bozza del programma tenendo conto delle esigenze e delle eventuali precedenti esperienze;
   
4. chiedere consigli a chi ha già organizzato un evento analogo;
   
5. inviare un invito formale e una descrizione dettagliata degli argomenti da sviluppare a ciascuno dei relatori scelti, dei conduttori dei gruppi di lavoro e delle altre figure necessarie;
   
6. scegliere una sede che abbia i requisiti adatti; è utile chiedere una conferma scritta della prenotazione; trovare gli spazi per le sessioni plenarie e i gruppi di lavoro;
   
7. programmare le iscrizioni e gli altri aspetti logistici (pasti, alberghi…);
   

   

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8. stipulare un’assicurazione sui danni alle persone e alle cose per proteggere l’ente e gli organizzatori dell’evento da eventuali richieste di risarcimento.

Fasi progettuali

Fase preliminare

Pianificare con cura programma e budget

• individuazione di scenario e obiettivi
• individuazione del budget
• individuazione della sede
• individuazione della data e dei tempi
• definizione degli aspetti relativi all' accoglienza e ai trasporti dei convegnisti
• individuazione dello staff organizzativo
• individuazione dei patrocini

Fase intermedia

• definizione e approfondimento dei contenuti che caratterizzeranno l’evento
• individuazione dei relatori
• Gestione degli inviti

Fase esecutiva

Analisi di tutti gli aspetti organizzativi e logistici

• spedizione degli inviti
• arredo della sede

sede per convegni

• servizi: segreteria, catering, servizio fotografico, ecc.
• organizzazione logistica per i relatori
• cerimoniale
• preparazione dei materiali informativi
• copertura assicurativa
• pubblicizzazione dell’evento
• aspetti organizzativi
• valutazione

Fase conclusiva

• verifica dei risultati
• archiviazione dei materiali prodotti
• atti

IN SINTESI

Le venti regole d'oro per l'organizzazione degli eventi

1. Scegliere date e luoghi adatti al pubblico che si intende coinvolgere. In generale, comunque, è opportuno evitare date a ridosso di ponti e ferie, ecc.
2. Studiare l'evento nei minimi dettagli: può sembrare un'attività inutile, mentre si tratta di uno sforzo di razionalizzazione che consente di evidenziare fin dal principio le eventuali criticità.
3. Contattare i relatori esterni con molto anticipo, per lo meno 6-8 mesi prima. È opportuno effettuare chiamate di conferma circa due-tre mesi prima, quindi ancora una volta due-tre settimane prima della data prescelta, quando si può inviare una lettera che ricordi l'impegno, e alcune copie del cartoncino d'invito (è importante fare in modo che sia già stampato con largo anticipo). Valutare, inoltre, che l'agenda delle personalità di rilievo comincia a riempirsi già l'anno precedente, in particolare in alcuni periodi dell'anno. Contattare, inoltre, gli invitati provenienti da fuori, almeno un paio mesi prima.
4. Verificare sempre con attenzione che il procedere delle spese effettuate coincida con quelle preventivate e con le risorse a disposizione.
5. Studiare con attenzione i fronti dai quali possono provenire le criticità maggiori e prevedere gli aggiustamenti necessari. Bisogna essere mentalmente disposti a cambiare direzione per aggiustare il tiro nel caso l'evoluzione della situazione contingente lo richieda.
6. In fase di progettazione, fare in modo che l'evento sia il più possibile in linea con le strategie complessive dell’ente: ciò consentirà agli organizzatori di ricevere un maggiore sostegno da parte dell’ente stesso. Fare in modo che tutte le attività si svolgano all’interno della sede prevista o nelle sue immediate vicinanze. Non organizzare un numero eccessivo di sessioni. Organizzare intrattenimenti di vario tipo alla fine di ogni giornata. Riservare una parte del tempo a svaghi ed escursioni.
7. Studiare l’evento nei minimi dettagli: può sembrare un’attività inutile, mentre si tratta di uno sforzo di “razionalizzazione” che consente di evidenziare fin dal principio le eventuali “criticità”.
8. Contattare i relatori esterni con molto anticipo. Contattare, inoltre, gli invitati provenienti da fuori, almeno un paio mesi prima.
9. Verificare sempre con attenzione che il procedere delle spese effettuate coincida con quelle preventivate e con le risorse a disposizione.
10. Studiare con attenzione i fronti dai quali possono provenire le criticità maggiori e prevedere aggiustamenti necessari. Bisogna essere mentalmente disposti a cambiare direzione per aggiustare il tiro nel caso l’evoluzione della situazione contingente lo richieda.
11. Assicurarsi di aver riportato nell’invito tutto quanto può essere utile al partecipante.
12. Iniziare e concludere le sessioni all’ora stabilita.
13. Il responsabile dell’organizzazione deve possedere il programma dettagliato delle singole attività con i relativi orari, in modo da poter dare informazioni e tenere sotto controllo l’effettivo svolgimento dell’evento.
14. Il responsabile dell’organizzazione deve avere - e mantenere accuratamente aggiornato - un elenco di tutti i soggetti coinvolti a vario titolo nell’organizzazione con i relativi recapiti: è opportuno annotare anche i numeri dei cellulari personali, al fine di poter contattare rapidamente chiunque, a qualsiasi ora, in caso di emergenza.
15. È necessario organizzare la pulizia dei locali, nel caso l’evento generi un traffico di persone superiore a quello ordinario.
16. Le operazioni connesse con il catering causano sporcizia: prendere accordi con il titolare della ditta per la sistemazione e la pulizia degli spazi dopo i pasti.
17. Fare un “buon” sopralluogo degli spazi della sede dell’evento e verificare le dotazioni.
18. Predisporre un’adeguata segnaletica che guidi i partecipanti dall’ingresso principale della struttura ospitante l’evento fino alla sala/aula di svolgimento. Oltre a essere indispensabile per orientare gli ospiti, la segnaletica comunica anche all’eventuale personale interno cosa sta avvenendo.
19. Assicurarsi la presenza di un fotografo e di un cineoperatore al fine di produrre un adeguato materiale fotografico e di girato da inviare tempestivamente alle redazioni delle testate, accompagnato da un comunicato appositamente redatto.
20. Prevedere un sistema di raccolta dei commenti da parte dei partecipanti sulla riuscita dell’evento. La conoscenza di eventuali malfunzionamenti, infatti, rappresenta un’informazione preziosa per migliorare la propria prestazione in vista di future iniziative.

Bibliografia

1. Manuale del congresso distrettuale, a cura di Rotary International, 2008(download)
   
2. Manuale per l’organizzazione di eventi. Guida pratica ad uso del personale dell’Ateneo, Università degli Studi di Perugia, 2004(download)
   
3. Comunicare: dal progetto agli strumenti. Manuale pratico per l’ideazione e la realizzazione delle attività di comunicazione,Vera Marincioni, Gianfranca Iorio, Elena Viscusi, Ministero del lavoro e delle politiche sociali - Dipartimento per le politiche del lavoro e dell’occupazione e tutela dei lavoratori - Grafiche Sabbioni, Città di Castello - Perugia, 2002(download)
4. Organizzare un evento. Il manuale del convegno. AGESCI - Sicilia Centro studi e documentazione. Regione Sicilia, 2007
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