Progettazione eventi:tempistica

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L'individuazione della data e dei tempi di realizzazione è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.

L'individuazione della data
È importante scegliere la/le giornata/e a seconda del pubblico che si intende coinvolgere, non a caso si sostiene che “ogni giorno della settimana è adatto per ciascun pubblico”. La data di apertura, in particolar modo, deve anche essere stabilita in base alla durata complessiva dell’evento. È utile, inoltre, evitare sovrapposizioni con eventuali altre ricorrenze (festività locali e nazionali, eventi paralleli, ecc.).

L’individuazione dei tempi di realizzazione dell’evento: la tabella di marcia
Ogni evento ha i suoi tempi di realizzazione: per questo occorre pianificare attentamente ogni singola attività di progettazione e ogni realizzazione utile al raggiungimento degli obiettivi prefissati. La gestione di una simile “agenda” può essere effettuata avvalendosi dei moderni software informatici, in grado, fra l’altro, di fungere anche da scadenzario.
Uno strumento da utilizzare è la tabella di marcia. Esso consiste nella schematizzazione delle cose da fare a partire da alcuni mesi fino ad alcune settimana prima dell’evento, permettendo così di stabilire degli obiettivi intermedi individuali o di gruppo. Ipotizziamo una tabella/diagramma con le attività tra ordinate e le settimane tra le ascisse. Gli spazi generati dall’incrocio fra attività e numero della settimana sono da utilizzare per indicare il nome del responsabile della realizzazione o un semplice segno significante l’effettivo compimento dell’azione richiesta. Il modo più agevole per realizzare il diagramma è quello appunto di utilizzare un foglio di calcolo, in quanto semplice da usare e facilmente modulabile in ampiezza.