Progettazione eventi:accoglienza e trasporti

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L'accoglienza ed il trasporto dei convegnisti sono uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.

Dopo aver fissato la data dell’evento è necessario provvedere tempestivamente all’eventuale prenotazione alberghiera. Ricordatevi che la qualità della sistemazione è importante e che può influire sulla decisione di partecipare ai successivi analoghi eventi. Gli alberghi cui verranno indirizzate le richieste di preventivo per i dovuti raffronti, vanno selezionati con accuratezza in base a:

• livello qualitativo;
• economicità;
• vicinanza al luogo dell’evento.

Si tenga presente che in genere si preferisce selezionare alberghi di categoria medio-elevata: è comunque opportuno offrire ai partecipanti, al momento dell’iscrizione, almeno un paio di opzioni.
Il responsabile dell’organizzazione o un suo collaboratore ha il compito di verificare di persona le strutture, le camere, la sala da pranzo e l’organizzazione generale degli alberghi che non si conoscono né sono mai stati utilizzati prima.
È consigliabile richiedere, in sede di preventivo, i prezzi di tutte le tipologie di sistemazione previste, nonché dei relativi servizi offerti. (Ad esempio: pernottamento e prima colazione in camera singola in camera singola uso doppia o in camera matrimoniale; mezza pensione; pensione completa; singolo pasto).
Può essere utile appurare che le bevande e i pasti siano inclusi e che non siano previste forme di trattamento particolari. Inoltre:

• chiedere per iscritto le tariffe delle camere e l’ammontare delle penali a carico dei rinunciatari;
• tenere nota del numero di camere disponibili, suddividendole in singole e doppie, del numero di stanze

assegnate e di quelle ancora libere e del nome delle persone che hanno prenotato, con le relative date;

• prestare particolare attenzione alla sistemazione degli ospiti di riguardo e dei relatori (vedi appresso).
• spedire una lettera di conferma della prenotazione a tutti coloro che l’hanno effettuata;
• fornire alla reception dell’albergo l’elenco dei partecipanti che hanno prenotato;
• accertarsi che siano state riservate delle camere a tutti coloro che si sono iscritti in anticipo;
• essere in grado di rispondere alle domande dei partecipanti al momento dell’iscrizione e nel corso di tutto l’evento;
• munire gli eventuali assistenti di badge particolari per consentire ai partecipanti di riconoscerli.

Ospiti di riguardo

• Sistemare fiori o cesti di frutta nelle camere degli ospiti di riguardo, controllando che al loro arrivo tutto sia pronto;
• Assegnare degli assistenti agli ospiti di riguardo e ai relatori; gli assistenti dovranno ricevere gli ospiti all’arrivo, accompagnarli alla partenza (all’aeroporto, alla stazione, ecc.) e provvedere alle seguenti necessità;
  

1. effettuare la loro iscrizione per evitare che facciano la fila.
   
2. assicurarsi che si accomodino nei posti riservati;
   
3. accompagnarli ovunque, a meno che non chiedano di essere lasciati soli;
   
4. consegnare agli ospiti una copia del programma, dando loro tutte le informazioni necessarie;.
   

• Al termine scrivere una lettera di ringraziamento da consegnare a tutti gli ospiti di riguardo.

Il tempo libero e l’intrattenimento degli eventuali accompagnatori
È sempre motivo di orgoglio per gli organizzatori di un evento sentirsi dire dai partecipati che si sono ”sentiti a casa propria”. Uno dei modi per mettere a proprio agio gli ospiti è quello di prevedere delle iniziative collaterali di intrattenimento e svago, in particolare nel caso in cui l’evento si protragga per più giorni e i partecipanti abbiano magari con sé degli accompagnatori non interessati a seguire i lavori. Ad esempio prevedere delle visite guidate ai Centri storici e ai Musei per ammirare le opere d'arte.

Visita guidata al Palazzo ducale di Urbino e al Centro storico

Spostamenti e trasporti Per gli spostamenti degli ospiti dai punti di arrivo e di partenza nonché, successivamente, dai relativi alloggi alla sede dell’evento, i mezzi pubblici di trasporto possono risultare inadeguati. In questo caso è opportuno organizzare trasporti alternativi dedicati, con il noleggio di apposite “navette” che assicurino, a orari prestabiliti e debitamente segnalati, gli spostamenti fra gli alberghi e le sedi dell’evento o delle iniziative collaterali. Tale soluzione non è conveniente nel caso in cui non si raggiunga il limite di capienza del mezzo di trasporto prescelto (di norma i pullman hanno 30 o 50 posti, ma esistono minibus da 10/15 posti).
Le ditte di noleggio autobus a cui chiedere gli eventuali preventivi offerta per i dovuti confronti, posson essere reperite nell’elenco telefonico alla voce autonoleggi/autotrasporti. Nel caso di organizzazione imponente ricordarsi infine di:
- chiedere gli eventuali permessi di circolazione degli automezzi;
- stabilire il numero di veicoli necessari;
- occuparsi dei parcheggi chiedendo, se occorrono, dei permessi speciali;
- cercare chi possa mettere a disposizione dei veicoli e fare da autisti;
- preparare l’eventuale tabella di marcia dei veicoli con destinazioni, orari e nomi dei conducenti;
- in caso di percorsi a piedi concordare con prefettura e Comune i percorsi.