Progettazione eventi:relatori
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L'individuazione dei relatori è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.
Individuazione dei relatori
Una volta messe a punto le precedenti fasi, e - in particolare - subito dopo aver stabilito il tema definitivo
dell’evento, il passo successivo prevede la selezione e l’invito dei relatori. La presenza di relatori adeguati è
fondamentale per la riuscita stessa di un convegno ed è indispensabile per la stesura ultima del programma
del convegno stesso.
Generalmente la scelta si basa sul livello di esperienza e di conoscenza della materia oggetto dell’incontro.
In sostanza, i relatori devono possedere precise competenze, al di là della categoria sociale o professionale
di appartenenza.
Il coinvolgimento dei relatori è una delle fasi più delicate di tutta l’attività organizzativa, per questo è
necessario adottare tecniche diverse, a seconda del tipo di intervento che si richiede o dei rapporti personali
che si possono avere con il relatore o del ruolo che il relatore occupa nella società (ministro, assessore,
professore universitario, presidente di enti pubblici o privati, ecc.).
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Primo contatto con il relatore scelto
A livello indicativo, il primo approccio potrà essere telefonico: un colloquio con il relatore o con la sua
segreteria permette di aprire un dialogo diretto e di verificare la disponibilità per il giorno stabilito oltre che
l’effettivo interesse a partecipare al convegno.
Nel colloquio telefonico è importante spiegare:
- chi è l’ente organizzatore;
- il tema del convegno;
- il ruolo che l’interlocutore riveste;
- le caratteristiche tecniche dell’intervento che si richiede.
Verificata quindi una disponibilità di massima, si procede alla preparazione dei seguenti materiali:
- una lettera di richiesta di partecipazione;
- una scheda di presentazione dell’evento con indicazioni relative alla data e all’orario di inizio e di fine dei lavori;
- le notizie logistiche sull’evento (mappa del luogo…);
- il programma, sia esso definitivo o provvisorio;
- i nomi degli altri relatori con i relativi interventi;
- eventuali indicazioni sui contenuti dell’intervento (anche se non sempre è opportuno darle);
- elencare le apparecchiature disponibili e verificare se necessitano nella presentazione dell’intervento;
- richiedere un abstract dell’intervento (da distribuire ai partecipanti o da usare per i media).
Di solito per la partecipazione dei relatori esterni all’ente organizzatore viene previsto un “gettone di presenza”, che consiste in un corrispettivo economico da valutare insieme al soggetto interessato. Le spese di viaggio e di alloggio sono sempre a carico dell’organizzazione.
Quando contattare i relatori?.
È buona prassi contattare i relatori quanto prima e assicurarsi della loro definitiva disponibilità a partecipare. Contattare i relatori esterni per lo meno 6-8 mesi prima. È da tener presente che l’agenda delle personalità di rilievo comincia a riempirsi già l’anno precedente, in particolare in alcuni periodi dell’anno.
È opportuno effettuare chiamate di conferma circa due-tre mesi prima, e successivamente, tre quattro settimane prima della data prescelta, quando si potrà inviare una lettera che ricordi l’impegno, e alcune copie del cartoncino d’invito (è importante fare in modo che sia già stampato con largo anticipo).
Chi è il moderatore conduttore?
Una figura fondamentale - la cui importanza è pari se non addirittura superiore a quella dei relatori - è rappresentata dal moderatore/conduttore
Tra le sue differenti funzioni, oltre a introdurre i temi che saranno oggetto di dibattito e a mitigare le posizioni apertamente contrastanti, vi è quella di regolare il tempo degli interventi dei singoli relatori e, dunque, di assicurare un ritmo adeguato all’intero evento.
Con una delle telefonate di remainding - quella che verrà effettuata a circa 15 giorni dall’evento - sarà opportuno infine ottenere dai relatori invitati:
- i testi per predisporre gli abstract da mettere a disposizione degli invitati e della stampa;
- le eventuali slide e video, per verificare i formati e quindi le apparecchiature necessarie per l’eventuale proiezione;
- i materiali da esporre o le specifiche dimensionali, in modo da valutare gli spazi e i necessari contenitori.
