Progettazione eventi:budget

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Il Budget è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.

Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione. Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato.

Lo schema tipo di budget è il seguente:

1. previsione delle spese;
2. previsione delle entrate;
3. gestione delle spese;
4. gestione delle entrate.
5. Previsione delle spese
   

Una volta compilato elenco esatto delle azioni che si intendono realizzare si provvederà a quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere. Ad esempio nel caso si desideri organizzare un seminario di studio, è necessario scomporre tale evento nelle seguenti attività:

1. 1. ideazione e stampa inviti;
      
   2. costi di affrancatura;
      
   3. costi di affissione manifesti;
      
   4. affitto locali;
      
   5. compenso relatori;
      
   6. rimborsi di trasferta relatori;
      
   7. servizi di hostessing;
      
   8. catering per lunch di lavoro e cena;
      
   9. ecc.
      

E' evidente che è opportuno essere il più possibile precisi e completi per evitare costi imprevisti, difficili, se non impossibili da sostenere.

1. Previsione delle entratePer gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di

utilizzare il seguente schema-tipo di prospetto analitico. ENTRATE

1. 1. Da progetti di ricerca
   2. Da risorse per il funzionamento
   3. Da contributi esterni
   4. Da sponsorizzazioni
   5. Da quote di iscrizione

USCITE

1. 1. Noleggio aule
   2. Noleggio attrezzature
   3. Materiale di consumo
   4. Stampa e distribuzione inviti

e programmi

1. 1. Colazioni di lavoro
   2. Materiale di rappresentanza
   3. Spese di soggiorno relatori

seconda fase, nella quale si andranno ad individuare le fonti di finanziamento e il rispettivo ammontare.
Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di utilizzare uno schema-tipo di prospetto analitico.