Progettazione eventi:inviti
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La gestione degli inviti è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.
Essa si articola in tre fasi:
- Elaborazione mailing invitati
- Ideazione di una linea grafica
- Redazione delll'invito
Elaborazione mailing invitati La preparazione della mailing list degli invitati è un’altra attività del processo organizzativo. La compilazione del mailing è un compito molto delicato quanto molesto. È necessario individuare in maniera corretta il pubblico che si intende coinvolgere quale destinatario del messaggio di comunicazione. Per la realizzazione di una buona mailing si procede a individuare le categorie di riferimento e poi, all’interno di queste, gli eventuali referenti per l’argomento di interesse. Si dovranno considerare sempre le autorità politiche di riferimento (locali e nazionali); ove opportuno, si possono coinvolgere, per conoscenza, anche le altre autorità istituzionali non direttamente interessate (prefetto, sindaco ecc.). La mailing list deve essere sempre aggiornata sia nei recapiti sia nel ruolo dei soggetti. Una volta selezionati i nomi, infatti, si tratta di verificare attentamente il titolo (dottore, ecc.), il nome di battesimo e il cognome, la struttura di appartenenza e l’eventuale incarico (per esempio: direttore, coordinatore ecc.) l’indirizzo completo di codice d’avviamento postale, che costituisce un’informazione importante per velocizzare le operazioni di smistamento postale. La lista degli invitati di solito risulta dalla collaborazione fra gli “ideatori” dell’evento (ad esempio il responsabile scientifico di un convegno) e l’eventuale responsabile delle comunicazioni, il quale ha la possibilità, in virtù del ruolo ricoperto, di conoscere in quale modo e rispetto a quale pubblico di riferimento l’evento stesso può essere rivolto. È opportuno valutare anche l’apporto dei relatori che possono segnalare una serie di nominativi di persone interessate a partecipare all’evento. Per ogni evento è possibile individuare, all’interno della lista degli invitati, un gruppo di soggetti che l’ente organizzatore ritiene di particolare interesse per il conseguimento degli obiettivi prefissati per l’evento. Per assicurarsi la loro partecipazione - o per lo meno per stimolarla in modo incisivo - è opportuno realizzare chiamate di follow-up a qualche giorno di distanza dalla spedizione degli inviti e poco prima dell’evento stesso, così da chiedere notizie sulla ricezione dell’invito stesso e al contempo caldeggiare la partecipazione.
Ideazione di una linea grafica
La linea grafica serve a caratterizzare l’identità di un evento. Deve quindi essere: coerente rispetto
all’obiettivo comunicativo da raggiungere, rappresentativa, unica e facilmente riconoscibile. Nell’ideazione, e
quindi nella realizzazione concreta, va considerato il fatto che essa dovrà essere riportata sui seguenti strumenti e materiali:
inviti;
cartelline;
buste e carta intestata;
eventuali pannelli per l’arredo sala e su tutta la modulistica che verrà inoltre prodotta: schede di
iscrizione, blocknotes, ecc.
Un numero eccessivo di elementi, grafici e informativi, rappresenta una sorta di ridondanza comunicativa
che, spesso, inficia la chiarezza e la precisione dei messaggi che si vogliono trasmettere.
Il programma di un convegno è di per sé il suo primo strumento di promozione. Oltre a dover essere
graficamente gradevole, esso deve rappresentare il convegno nei suoi contenuti. Esistono diversi modi di
realizzare un programma, che possono essere coniugati a seconda dei temi e dello stile che si intende
seguire.
La redazione degli inviti
La produzione degli inviti va realizzata in tipografia. I tempi di stampa di solito variano a seconda del tipo di invito scelto: in genere da un minimo di tre giorni a un massimo di una settimana, anche in funzione della disponibilità della tipografia scelta.
Gli inviti sono lo strumento di comunicazione che si utilizza per convocare i partecipanti, rendendo contestualmente note alcune informazioni essenziali sia all’iscrizione sia alla partecipazione.
- La struttura di base comporta la presenza delle seguenti informazioni:
- soggetto/i promotore/i
- titolo
- breve sottotitolo (per esplicitare il contenuto)
- giorno e ora
- luogo
- indirizzo
- partecipanti (titolo, nome cognome e ruolo)
- titoli degli interventi (se del caso)
- breve testo di spiegazione degli obiettivi dell’evento
- sponsor e collaborazioni
- eventuale recapito dell’ufficio stampa.
Le informazioni utili ai partecipanti sono :
- quote e modalità d’iscrizione
- responsabile/addetto all’organizzazione
- recapiti di segreteria (telefoni, fax, e-mail)
- trasporti utilizzabili (vedi appendice)
- itinerari dall’uscita autostradale più vicina
- prezzi degli eventuali biglietti di ingresso, ecc.
- eventuale R.S.V.P.
- eventuale parte ritagliabile per l’invio a mezzo fax o posta al fine dell’iscrizione, ecc.
