Progettazione eventi:budget
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Il Budget è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.
Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione.
Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato.
Lo schema di budget è il seguente:
- previsione delle spese;
- previsione delle entrate;
- gestione delle spese;
- gestione delle entrate.
Previsione delle spese
Una volta compilato elenco esatto delle azioni che si intendono realizzare si provvederà
a quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere.
Ad esempio nel caso si desideri organizzare un seminario di
studio, è necessario scomporre tale evento nelle seguenti attività:
- ideazione e stampa inviti;
- costi di affrancatura;
- costi di affissione manifesti;
- affitto locali;
- compenso relatori;
- rimborsi di trasferta relatori;
- servizi di hostessing;
- catering per lunch di lavoro e cena;
- ecc.
- ideazione e stampa inviti;
E' evidente che è opportuno essere il più possibile precisi e completi per evitare costi imprevisti, difficili, se non impossibili da sostenere.
Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di utilizzare il seguente schema-tipo, estensibile e adattabile a qualsiasi tipo di evento.
ENTRATE
- Da progetti di ricerca
- Da risorse per il funzionamento
- Da contributi esterni
- Da sponsorizzazioni
- Da quote di iscrizione
USCITE
- Noleggio aule
- Noleggio attrezzature
- Materiale di consumo
- Stampa e distribuzione inviti e programmi
- Colazioni di lavoro
- Materiale di rappresentanza
- Spese di soggiorno relatori
