Progettazione eventi:budget

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Il Budget è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.

Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione. Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato.

Lo schema tipo di budget è il seguente:

1. previsione delle spese;
2. previsione delle entrate;
3. gestione delle spese;
4. gestione delle entrate.

Previsione delle spese
Una volta compilato elenco esatto delle azioni che si intendono realizzare si provvederà a quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere. Ad esempio nel caso si desideri organizzare un seminario di studio, è necessario scomporre tale evento nelle seguenti attività:

1. 1. ideazione e stampa inviti;
      
   2. costi di affrancatura;
      
   3. costi di affissione manifesti;
      
   4. affitto locali;
      
   5. compenso relatori;
      
   6. rimborsi di trasferta relatori;
      
   7. servizi di hostessing;
      
   8. catering per lunch di lavoro e cena;
      
   9. ecc.
      

E' evidente che è opportuno essere il più possibile precisi e completi per evitare costi imprevisti, difficili, se non impossibili da sostenere.

1. Previsione delle entratePer gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di

utilizzare il seguente schema-tipo di prospetto analitico. ENTRATE PREVISTO INCASSATO Da progetti di ricerca Da risorse per il funzionamento Da contributi esterni Da sponsorizzazioni Da quote di iscrizione USCITE PREVISTO SPESO Noleggio aule Noleggio attrezzature Materiale di consumo Stampa e distribuzione inviti e programmi Colazioni di lavoro Materiale di rappresentanza Spese di soggiorno relatori seconda fase, nella quale si andranno ad individuare le fonti di finanziamento e il rispettivo ammontare.
Le fonti di finanziamento potranno provenire:

1. 1. da progetti di ricerca;
      
   2. da risorse per il funzionamento;
      
   3. da contributi esterni provenienti da privati (sponsorizzazioni);
      
   4. da altri Enti pubblici;
      
   5. da quote di iscrizione;
      
   6. da qualsiasi altro contributo finalizzato.
      

Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di utilizzare il seguente schema-tipo di prospetto analitico. ENTRATE
PREVISTO INCASSATO

• Da progetti di ricerca
• Da risorse per il funzionamento
• Da contributi esterni
• Da sponsorizzazioni
• Da quote di iscrizione

USCITE
PREVISTO SPESO

• Noleggio aule
• Noleggio attrezzature
• Materiale di consumo
• Stampa e distribuzione inviti

e programmi

• Colazioni di lavoro
• Materiale di rappresentanza
• Spese di soggiorno relatori

(albergo, vitto ecc.)

• Consulenze tecniche ed informatiche
• Relatori
• Varie

TOTALE
L'uso della tabella, risulta molto utile al fine di avere in forma sinottica il monitoraggio di tutti i costi previsti e, mano a mano, della progressione delle spese effettuate.