Progettazione eventi: scenario e obiettivi
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L'analisi di scenazio e obiettivi è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.
L’analisi dello scenario
L’analisi dello scenario rappresenta il primo passo nella progettazione di un evento.
Attraverso una iniziale acquisizione di informazioni è possibile comprendere in maniera più precisa le
caratteristiche del fenomeno/argomento che si intende proporre. Contemporaneamente verranno evidenziati
sia le strategie più idonee sia gli eventuali ostacoli, da prendere in considerazione nell’elaborazione del
piano. Un’approfondita ricognizione iniziale, dunque, permetterà di avere un quadro verosimile della
situazione in cui si svolgeranno i successivi passi.
I principali elementi che costituiscono l’oggetto dell’analisi dello scenario possono essere individuati nel
seguente ordine:
- il soggetto: definizione del ruolo dell’emittente e chiarificazione degli obiettivi che devono essere raggiunti;
- l’oggetto: studio del servizio o dell’attività che rappresenta il tema da comunicare;
- il pubblico: raccolta e analisi dei dati relativi a un ideale pubblico di riferimento rispetto al soggetto e all’oggetto del piano di comunicazione.
La raccolta delle informazioni iniziali può avvenire attraverso diverse fasi.
- Per prima cosa, la consultazione del materiale documentale disponibile: la lettura e lo studio di relazioni, libri e dati statistici; la consultazione di una eventuale rassegna stampa preesistente; l’utilizzo, sempre più frequente di Internet.
- È molto importante, inoltre, lo svolgimento di colloqui focalizzati con persone che sono in possesso di una approfondita conoscenza dell’argomento preso in esame e che possono fornire utili elementi concettuali per comprendere al meglio le problematiche su cui impostare le strategie di comunicazione.
Individuazione degli obiettivi
La corretta definizione degli obiettivi è uno dei momenti più impegnativi: è necessario, infatti, raggiungere un livello di definizione tale da evitare una eccessiva genericità.
Un obiettivo, in sintesi, deve indicare chiaramente ciò che si vuole raggiungere attraverso le azioni previste.
Ad esempio:
- informare cioè intervenire sulla conoscenza;
- coinvolgere cioè intervenire su opinioni, convinzioni, simpatia;
- motivare cioè intervenire su comportamenti e atteggiamenti.
Tra gli errori ricorrenti da evitare, vi è quello di sovrapporre gli obiettivi alle strategie del piano d’azione.
