Progettazione eventi:sede
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La sede è uno degli aspetti fondamentali della progettazione di un evento.
L’individuazione della sede
È buona norma ricordare che il luogo dell’incontro deve essere sempre in linea con la qualità dei messaggi e con le esigenze degli interlocutori e del pubblico previsto. Una sede adeguata, quindi, deve essere facilmente raggiungibile, possibilmente attraente, opportunamente attrezzata (dotata di un auditorio per le sessioni plenarie, di una serie di sale più piccole per eventuali gruppi di lavoro, di un’area per la ristorazione e per l’eventuale accantonamento). Può essere utile anche valutare la presenza di una comunità forte legata all’ente organizzatore per un eventuale supporto logistico. Al momento del sopralluogo:
- verificare che vi sia spazio sufficiente per l’area iscrizioni, per le eventuali esposizioni, per le riunioni degli organizzatori e per tutte le altre necessità previste nel piano;
- accertarsi che nell’area congressuale (o nelle sue vicinanze) vi sia un albergo di livello adeguato;
- verificare che la segnaletica interna sia chiara e sufficiente e che la ventilazione dei locali sia adeguata
(condizionatori, riscaldamenti…);
- fare un sopralluogo degli spazi e verificare le dotazioni: impianto acustico (amplificazione, microfoni e radiomicrofoni), impianto di videoproiezione (schermo di adeguate dimensioni, videoproiettore,
videoregistratore, lettore dvd, personal computer, adeguati collegamenti elettrici ecc.) e di traduzione simultanea (cabina, postazioni interpreti, ecc.). In mancanza di adeguate apparecchiature sarà necessario provvedere con congruo anticipo al noleggio delle stesse e a provvedere a trovare personale tecnico qualificato a risolvere eventuali emergenze durante l’evento;
- assicurarsi che le norme antincendio siano rispettate;
- verificare che vi sia un numero sufficiente di sedie (e possibilmente qualcuna di più);
Infine non dimenticare di: stipulare l’eventuale contratto di locazione della sede dell’evento.
