Progettazione eventi:budget

Da Cdewiki.

Versione delle 12:35, 9 nov 2010

Il Budget è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.

Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione. Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato. Lo schema di budget è il seguente:

1. previsione delle spese;
2. previsione delle entrate;
3. gestione delle spese;
4. gestione delle entrate.

Previsione delle spese
Una volta compilato elenco esatto delle azioni che si intendono realizzare si provvederà a quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere. Ad esempio nel caso si desideri organizzare un seminario di studio, è necessario scomporre tale evento nelle seguenti attività:

1. 1. ideazione e stampa inviti;
      
   2. costi di affrancatura;
      
   3. costi di affissione manifesti;
      
   4. affitto locali;
      
   5. compenso relatori;
      
   6. rimborsi di trasferta relatori;
      
   7. servizi di hostessing;
      
   8. catering per lunch di lavoro e cena;
      
   9. ecc.
      

E' evidente che è opportuno essere il più possibile precisi e completi per evitare costi imprevisti, difficili, se non impossibili da sostenere. Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di utilizzare il seguente schema-tipo, estensibile e adattabile a qualsiasi tipo di evento.
'ENTRATE'

1. • Da progetti di ricerca
   • Da risorse per il funzionamento
   • Da contributi esterni
   • Da sponsorizzazioni
   • Da quote di iscrizione
     'USCITE'
     
   • Noleggio aule
   • Noleggio attrezzature
   • Materiale di consumo
   • Stampa e distribuzione inviti e programmi
   • Colazioni di lavoro
   • Materiale di rappresentanza
   • Spese di soggiorno relatori