Progettazione eventi:budget

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Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione.
Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione.
Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato.   
Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato.   
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E' evidente che è opportuno essere il più possibile precisi e completi per evitare  costi imprevisti, difficili, se non impossibili  da sostenere.
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Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di
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Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di utilizzare il seguente schema-tipo, estensibile e adattabile a qualsiasi tipo di evento.<br/>'''ENTRATE'''<br/>
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##Noleggio attrezzature
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##Materiale di consumo
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##Stampa e distribuzione inviti e programmi
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##Spese di soggiorno relatori
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Versione delle 12:33, 9 nov 2010

Il Budget è uno degli aspetti fondamentali dell' organizzazione di un evento.


Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione. Il budget disponibile è alla base stessa della realizzazione di un evento e va definito con estrema chiarezza. Per questo è opportuno prendere in considerazione ogni singola voce di spesa e anche gli eventuali imprevisti. La messa a punto di un preventivo permette di verificare in anticipo se il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi o se, in caso contrario, sarà preferibile ripiegare su uno strumento di comunicazione diverso da quello ipotizzato. Lo schema di budget è il seguente:

  1. previsione delle spese;
  2. previsione delle entrate;
  3. gestione delle spese;
  4. gestione delle entrate.

Previsione delle spese
Una volta compilato elenco esatto delle azioni che si intendono realizzare si provvederà a quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere. Ad esempio nel caso si desideri organizzare un seminario di studio, è necessario scomporre tale evento nelle seguenti attività:

    1. ideazione e stampa inviti;
    2. costi di affrancatura;
    3. costi di affissione manifesti;
    4. affitto locali;
    5. compenso relatori;
    6. rimborsi di trasferta relatori;
    7. servizi di hostessing;
    8. catering per lunch di lavoro e cena;
    9. ecc.

E' evidente che è opportuno essere il più possibile precisi e completi per evitare costi imprevisti, difficili, se non impossibili da sostenere. Per gestire correttamente le due fasi descritte si suggerisce di utilizzare il seguente schema-tipo, estensibile e adattabile a qualsiasi tipo di evento.
ENTRATE

    • Da progetti di ricerca
    • Da risorse per il funzionamento
    • Da contributi esterni
    • Da sponsorizzazioni
    • Da quote di iscrizione

USCITE

    • Noleggio aule
    • Noleggio attrezzature
    • Materiale di consumo
    • Stampa e distribuzione inviti e programmi
    • Colazioni di lavoro
    • Materiale di rappresentanza
    • Spese di soggiorno relatori
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